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怀化职业技术学院合同管理办法 (试 行)

时间:2018-04-25浏览次数:

怀化职业技术学院合同管理办法

(试  行)

为规范怀化职业技术学院(以下简称“学院”)合同管理,维护学院合法权益,根据上级有关规定,结合学院实际,制定本办法。

第一章 总 则

第一条  本办法所称合同,是指以学院为主体,与其他平等主体的自然人、法人及其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系所订立的法律文书,包括书面合同及协议。人事聘用和劳动合同的管理办法另行制定。

第二条 本办法所称合同管理,是指对合同项目论证、资信调查、谈判、文本起草、会审、订立、会签与签署、履行、变更、解除、转让、终止、纠纷处理、立卷归档等进行全过程管理。

第三条 本办法适用于学院与其他法人或非法人组织、自然人之间订立的除人事聘用和劳动合同以外的所有合同。

第四条 学院合同管理实行统一授权、归口管理、承办单位负责、分工配合的工作机制。

第二章 合同管理机构及其职责

第五条 学院合同由合同综合管理部门、归口管理部门和合同承办单位依各自权责进行管理和办理。

第六条 学院审计与资产管理处是学院合同的综合管理部门,行使管理职能,统一指导学院合同事务。主要职责为:

(一)为院内各部门办理合同事务提供一般法律咨询服务。

(二)负责对合同进行法律审查,依法提出法律意见。

(三)统一保管并按规定出具学院法定代表人授权委托书。

(四)负责对合同进行备案。

第七条 学院各专项职能部门是合同所涉事项对应业务的归口管理部门,负责就合同中涉及本部门职权范围内的事项,进行业务审核,提出审核意见及建议。

合同归口管理部门可作为合同承办单位直接承办有关合同。

第八条 学院各处室、系部按照各自职责或学院授权,为相应合同的承办单位,受学院委托参与有关合同的洽谈、审查、签订、备案、履行及有关纠纷的协调处理等工作。除非学院另有规定或作出其他特别指定,下列合同的归口管理部门、承办单位分别为:

(一)合作办学合同。校企合作办是合作办学合同的归口管理部门,归口管理合作办学合同的审查。

合作办学合同中对方当事人或合同事项涉外(国际合作办学)的,承办单位为学院校企合作办,其他合同的承办单位为教务处、继续教育处或相关教学系部单位。

(二)科研项目合同。科研产业处是科研项目合同的归口管理部门,归口管理科研项目合同及技术开发、技术转让、技术咨询和技术服务合同的审查。

科研项目合同承办单位为科研产业处和相关教学科研单位。

(三)融资借贷合同。发展规划与财务处是学院融资借贷合同的归口管理部门和承办单位,归口管理融资借贷合同的审查、签订、备案、履行及有关纠纷的协调处理。

(四)基建合同。扩校办是学院建筑主体工程建设、工程监理、勘察设计与咨询、基建市政费用四类合同的归口管理部门和承办单位。负责归口管理上述四类合同的审查、签订、备案、履行及有关纠纷的协调处理。

(五)资产处置合同。审计与资产管理处是资产处置合同的归口管理部门和承办单位,负责资产处置合同的审查、签订、备案、履行及有关纠纷的协调处理。

(六)零星拆除装修及修缮工程合同,后勤管理处是学院有关规定范围内的拆除、装修和修缮工程合同的归口管理部门和承办单位,负责归口管理拆除、装修和修缮工程合同的审查、签订、备案、履行及有关纠纷的协调处理。

(七)采购合同。审计与资产管理处是采购合同的归口管理部门,依照学院采购管理办法的规定,负责归口管理院内采购合同的审查。

采购合同主要承办单位为审计与资产管理处以及货物、工程和服务的院内使用单位。

(八)信息化项目合同。信息化办公室是学院信息化项目合同的归口管理部门,负责归口管理信息化项目合同的审查。

信息化项目合同的承办单位为信息化办公室,其中属于建筑主体工程建设的项目,主要承办单位为扩校办,协助承办单位为信息化办公室。

(九)后勤经营服务合同。后勤管理处是食堂合作经营、食堂大宗物资采购供应、商贸门面出租合同的归口管理部门和承办单位,负责归口管理上述合同的审查、签订、备案、履行及有关纠纷的协调处理。

(十)捐赠合同。办公室是捐赠合同的归口管理部门,根据学院授权对各类捐赠进行归口登记和协调管理。

捐赠合同的承办单位是审计与资产管理处、发展规划与务处和款物的具体接收、使用单位。

(十一)其他类合同。按照工作分工或学院授权,相应的部门、系部为合同承办单位。未有明确职责分工的事项合同,由学院党委会或院务会确定合同承办单位。

第九条 合同承办单位的主要职责为:

(一)负责所承办合同的可行性分析论证和合同对方当事人的资信调查。

(二)负责合同的洽谈和文本起草,将合同提交归口管理部门业务审核,提交办公室进行法律审查,涉及金额5万元以上的提交审计与资产管理处进行经济审计,并在审核通过后按程序提请院长签署或院长授权签署;

(三)将合同正本及时提交归口管理部门备案,提交学院档案室存档。

(四)负责具体执行合同,跟踪掌握合同履行情况,及时向学院汇报合同履行过程中发生的问题,提出解决问题的意见和建议,收集保管合同签订及履行过程中形成的有关资料。

(五)处理或协助处理合同纠纷。

合同有主要承办单位和协助承办单位的,一般由主要承办单位承担上述职责,需要协助承办单位承担部分职责或提供有关配合的,由主要承办单位进行协调或申请学院领导进行协调。

第十条 实行合同承办人制度。合同承办单位须在本单位指定一名合同承办人,负责具体承办合同有关事务,对合同的程序合法合规负责。合同承办人应为本部门在编在岗正式工作人员。

第三章 合同的订立

第一节 一般规定

第十一条 订立合同,一律采用书面形式。

合同文本原则采用我院统一制定的合同文本。合同业务归口管理部门负责为各承办单位提供合同规范模板,各类合同规范模板必须经过院党委会通过方能使用。各方经协商一致对合同的修改,补充合同的文书、电报、电传、图表等,是合同的组成部分。设备清单、工程量清单、预算单(书)等文件可以作为合同的组成部分,但不得以其替代合同。

一般情况下,应在合同中约定合同文本至少由学院持有两份,一份用于学院档案室归档,一份由承办单位保存。

第十二条 合同一般应包括以下条款:

(一)当事人的名称、住所,法定代表人姓名、职务,代理人姓名、职务、联系方式;

(二)标的(合同当事人权利义务共同指向的对象);

(三)数量;

(四)质量;

(五)价款或者报酬;

(六)履行期限、地点和方式;

(七)违约责任;

(八)解决争议的方法;

(九)其他根据合同的种类、标的应当具备的条款。

第十三条 合同有关争议的解决,一般情况下,双方协商解决,如果协商解决不了,在合同中应约定由我院所在地的人民法院管辖,以方便学院通过诉讼程序来维护合法权益。

第十四条 合同设立担保的,应严格依照法律规定明确担保的期限、方式和范围,应根据担保的性质进行合法性、真实性审查。

第二节 合同立项、洽谈与起草

第十五条 任何合同都须审批立项。凡合同涉及经费属预算外开支的事项须按学院有关规定报学院党委会审批立项。

第十六条 凡合同涉及经费属预算内开支的事项按照以下规定审批立项:

预算内经费按有关程序审批,首先由申报部门提出申请,部门负责人签署意见,经费归口管理部门审批后由业务主管院领导审批,再由规财处审批经费、支付方式是否符合相关财经法规;审计与资产管理处审核是否进行预算审计和按有关规定进行招投标;最后由主管国资院领导审批,金额超过5万元的还需院长审批。以上含基建项目合同,且20万元以上的基建项目立项须提交党委会议审批。

凡属涉外、资产原值单项10万(含)以上、批量20万元(含)以上的处置、投资、捐赠、国内合作办学、与外单位科研合作等重要合同立项由党委会或院务会审批。

第十七条 合同协商洽谈和签订之前,合同承办单位及其承办人应当对合同所涉项目进行可行性论证;审查对方当事人的主体资格和履约能力,要求对方当事人出具能够证明其身份、资信的有关文件,必要时应当要求对方提供相应的担保。

第十八条 在合同谈判、洽商过程中,应当遵守法律对要约和承诺的规定。对谈判、洽商过程中往来的电报、电传、信函、图表、电子数据交换和电子邮件等电文数据资料,要妥善保存。

第十九条 合同承办单位及其承办人应当在谈判和洽商过程中,组织起草合同文本,原则采用我院统一制定的合同文本,合同承办单位及其承办人对修改我院合同规范模板的内容负责。

第三节 合同审查与审批

第二十条 合同在签订之前,合同承办单位应将合同文本送审稿及与合同有关的文书材料提交业务审核、经济审计和法律审查。

在将合同文本送审稿报送审核时,承办单位应书面说明合同目的、合同洽谈的背景和过程、合同的具体承办人、相关归口管理部门的意见、可行性分析论证情况、合同执行的预期与设想等情况。

第二十一条 业务审核。合同文本送审稿涉及下列事项的,分别由下列主管部门进行业务审核:

(一)涉及人事管理的,须由组织人事处进行审核;

(二)涉及财务管理的,须由规划财务处进行审核;

(三)涉及资产管理的,须由审计与资产管理处进行审核;

(四)涉及基建及维修的,须有扩校办或后勤管理处进行审核;

(五)涉及人才培养与教育的,根据具体内容,须由教务处、学生处或继续教育处进行审核;

(六)涉及科研工作的,须由科研产业处进行审核;

(七)涉及国际合作与交流的,须由办公室进行审核(涉外合作办学由校企合作办审核);

(八)涉及安全保卫的,须由保卫处审核;

(九)涉及信息化建设的,须由信息化办公室审核;

(十)涉及其他事项的,如部门实行目标管理的,按照管理权限由其相应归口管理部门进行审核。

第二十二条 归口管理部门对合同文本送审稿进行业务审核时,主要审核合同的可行性、经济性,合同的业务风险,合同事项的有效管控,合同的业务管理责任等。

第二十三条 经济审计。涉及使用资金5万元以上合同,合同承办单位须提请审计部门做经济审计。涉及使用资金2-5万元的合同,合同承办单位须提交审计部门进行审计备案。

第二十四条 法律审查。学院5万元以上合同、重大和复杂项目须提请办公室组织法律审查,主要审查合同的合法性、严密性与合程序性。

第二十五条 对重要合同文本送审稿,归口管理部门或承办单位应当召开由有关部门及专家参加的合同文本审查会,进行会商审查。

第二十六条 合同文本审核部门应对审核的合同文本送审稿出具书面审核意见,并须由审核部门负责人及具体审核人员签字。审核意见应明确、具体,禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言,上述语言的使用,视为对合同文本送审稿的否定。

第二十七条 实行合同文本会签制度。任何合同文本都须审批后方可正式签订。

首先由承办单位的合同承办人对合同文本提出申请,承办单位负责人签署意见,经费归口管理部门审批后由业务主管院领导审批,再由规财处审批经费、支付方式是否符合相关财经法规;审计与资产管理处审核是否进行预算审计和按有关规定进行招投标;5万元以上合同、重大和复杂项目还需法律顾问签署意见。5万元以下由承办单位分管院领导审批,5万元(含)以上由院长审批。

凡属涉外、资产原值在单项10万元(含)以上、批量20万元(含)以上的处置、投资、捐赠、国内合作办学、与外单位科研合作等重要合同文本经院党委会或院务会通过后由院长签署。

第四节 合同签订

第二十八条 实行合同分级授权签署制度。

5万元以下由承办单位分管院领导签署并加盖学院合同专用章,5万元(含)以上由院长签署并加盖学院合同专用章。

凡属涉外、资产原值在单项10万元(含)以上、批量20万元(含)以上的处置、投资、捐赠、合作办学、与外单位科研合作的重要合同由院长签署并加盖学院合同专用章。

以上合同签署,确需变更签署人或印章的,须申请院长专项授权。

严禁在空白合同书上加盖任何印章。

第二十九条 我方在合同上签字之前,原则上应当让对方当事人先行在合同上签字盖章,或者双方同时签字盖章。不得将学院已签字、盖章而对方未签字、盖章的合同,全部交给对方或邮寄对方签字、盖章,防止造成学院被动。特殊情况,需书面报告申请,经院长同意方可执行。

第三十条 合同的末页应当载有合同正文条款,否则应标明“此页无正文”字样,以示末页仅为签字盖章页。

第四章 合同的履行

第三十一条 合同承办单位及其承办人应负责合同的执行,随时向分管院领导、院长和学院党委会议报告合同执行进度,保证合同得到全面、及时和正确的履行。

第三十二条 合同生效后,除法律另有明文规定或合同有约定外,不得擅自改变或转让合同义务。如对方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定,合同承办单位应当及时申请学院向其发出书面函件督促其履约。如因对方违反合同而使学院受到损失,应当及时采取措施防止损失扩大,并注意收集、保全有关证据。

履行合同的职能部门应对合同执行情况跟踪检查,如果发现我方不能履行合同,合同承办单位应当立即将相关情况报告分管院领导和归口管理部门,并积极采取补救措施,减少损失。

第五章 合同的变更与终止

第三十三条 变更和解除合同,应当符合国家相关规定或双方约定的条件。

第三十四条 变更或解除合同应当注意以下事项:

(一)合同主体变更,应当征得合同各方同意;

(二)合同中有担保条款的,变更合同应当经原担保方同意并签章予以确认;

(三)合同经过上级主管部门批准的,变更或解除合同的协议应当报原批准机关批准;

(四)合同经过公证的,变更或解除合同的协议应当经有管辖权的公证机构公证;

(五)变更或解除合同的通知或答复应当在法定或约定的期限做出,并有效送达合同相对方;

(六)变更或解除合同的协议或通知应当采用书面形式;

(七)法律法规有特别规定的应当按法律规定办理。

第三十五条 变更或解除合同参照本办法规定的合同签订程序进行。

第六章 法定代表人授权委托

第三十六条 除本办法和学校其他规范性文件授权外,院内任何部门、单位和个人,不得以学院或本部门、本单位名义对外签订任何合同,特殊情况需要签订的,需经院长书面授权。本办法和学院规范性文件明确规定由特定人代表学院签订合同的,院长保留随时亲自在合同上签字的权利。

学院办公室统一管理与合同相关的法人授权委托事宜,提供授权委托书格式文本,负责授权委托书的出具、编号及备案工作。

合同归口管理部门应当建立健全授权委托书保管使用制度,严格使用程序,避免出现不当使用的情况。

签订合同时需要学院提供法定代表人身份证明书的,比照授权委托书的出具与使用办法进行管理;需要学院提供法人组织机构代码证的,由学院办公室按规定程序审核办理。

第三十七条 除本办法和学院其他规范性文件授权外,需要申请院长授权委托或院长决定授权委托签订合同的,合同承办单位及其承办人应到学院办公室填写授权委托申请书,并由合同承办单位报院长签署。

第三十八条 对外出具学院法定代表人授权委托书,应载明委托代理人姓名、职务、代理事项、代理权限、代理期限,并由法定代表人签名,加盖学院印章。授权代理事项和权限必须具体明确,不得笼统使用“全权代理”字样。

第七章 合同用印、编号、备案及存档

第三十九条 学院合同统一使用学院合同专用章,专用章由学院审计与资产管理处保管。如合同对方特别要求使用学院行政印章,须对方书面明示方可使用。

第四十条 使用合同专用章和学院行政印章必须严格遵照本办法规定的程序,印章管理部门只能对完成本办法规定的审批和签署程序的合同加盖印章,并加盖骑缝章。

第四十一条 审计与资产管理处应加强对合同专用章使用的管理,建立健全专用章保管使用制度,严格使用程序。严禁携带学院行政印章和合同专用章外出签订合同。

第四十二条 学院办公室对加盖印章后的合同文本应当编号、登记、留存备案。编号格式:hhzy**********,字母后六位为年月,后四位为全年的合同编号,如:hhzy2017010001(表示:怀化职院2017年1月签署的2017年第1号合同)。

第四十三条 学院办公室印章管理人员在合同盖章时,应当建立合同用印台账,并留存备份合同原件一份和合同审签表。

第四十四条 合同专用章若有遗失,办公室应负责及时登报声明作废,对责任人应追究相应责任。

第四十五条  合同承办单位应当加强对合同文本及其他合同资料的管理,对于合同签订、履行及纠纷处理过程中形成的所有相关资料,均应妥善加以收集和保管,不得遗弃、丢失和损毁。合同承办单位应及时将合同原件、有关资料原件送交学院档案室归档,同时在本单位保存已存档文件资料的复印件。需要销毁合同资料的,应履行相应的审批程序。

第八章 合同纠纷处理

第四十六条 发生合同纠纷应争取通过双方协商来解决,协商不成的,可依合同约定通过仲裁或诉讼解决。  

第四十七条 合同纠纷的解决,一般以合同承办单位为主进行。纠纷发生时,合同承办单位应及时向主管院领导、必要时向院长和党委会议进行报告,同时应提出解决的建议,经同意后依法进行应对和处理。

第四十八条  合同承办单位及其承办人、归口管理部门在处理合同纠纷过程中应维护学校权益,纠纷处理完毕,应形成书面分析报告。

第九章 监督问责

第四十九条 合同归口管理部门、监察、审计部门依照各自权限对学校合同管理工作实施监督、检查与指导,发现问题应及时报告分管领导和院长并进行纠正和查处。

第五十条 有下列情形之一,情节严重造成重大经济损失的,对责任人予以纪律处分;涉嫌犯罪的,报送司法机关追究刑事责任:

(一)不按本办法签订合同的;

(二)签订有重大缺陷合同或无效合同的;

(三)未依法律和本规定自行变更或解除合同的;

(四)丢失合同文本及其他相关文件的;

(五)玩忽职守,不积极认真履行合同,引起纠纷的;

(六)在合同签订或履行过程中,与对方或第三人恶意串通或收受贿赂的;泄漏学院合同意向、商业秘密或其他机密的;

(七)合同用印违反学院规定的;

(八)其他违反法律法规和学院规定,造成学院损失的。

第十章 附 则

第五十一条 本办法由学院审计与资产管理处负责解释及修订。

第五十二条 本办法自发文之日起施行。